careers

التوظيف

مساعدة الرئيس التنفيذي للأعمال

الموقع

          مصر ، المملكة العربية السعودية ، البحرين

القسم :

         الإدارة

 

نظرة عامة عن الوظيفة

  • تقديم تقارير مباشرة إلى المدير التنفيذي وتقدم الدعم التنفيذي في علاقة عمل واحدة ، بجانب إلى تنظيم مسارات السفر والسفر مع مدير مع أوقات العمل مفتوحة ومرنة. العمل كنقطة اتصال رئيسية للدوائر الداخلية والخارجية على جميع المسائل المتعلقة بمكتب المدير التنفيذي لشركة "ميديا هاوس".  العمل أيضا كمنسق مع مجلس الإدارة وفرق الإدارة العليا. تنظيم و تنسيق جهود التوعية التنفيذية وجهود العلاقات الخارجية؛ والإشراف على المشاريع الخاصة.

 

 المسؤوليات:

  • استكمال مجموعة واسعة من المهام الإدارية للرئيس والمدير التنفيذي بما في ذلك: إدارة تقويم نشيط للغاية من المواعيد. استكمال تقارير النفقات؛ إعداد المراسلات التي تكون في بعض الأحيان سرية. وتجميع الوثائق المتعلقة بالاجتماعات ذات الصلة بالأعمال التجارية.
  • تنظيم مسارات السفر والسفر مع المدير التنفيذي حين الحاجة لذلك.
  • العمل عن كثب مع المدير التنفيذي ومديري الإدارة والعمليات لضمان حسن سير العمل، بما في ذلك الحفاظ على مخزون المكاتب واللوازم وتحديثات قاعدة البيانات العادية.
  • العمل كنقطة الاتصال الأولى وRHP الرئيس التنفيذي.
  • تمثيل الرئيس التنفيذي كما هو مطلوب و النيابة عنه، بما في ذلك إدارة المكالمات والاستفسارات والطلبات، و ترخيص المصروفات.
  • رفع التقارير إلى المدير مع ملاحظات مفصلة ودقيقة.
  • القيام بالمشاريع على أساس منتظم، بما في ذلك تخطيط الحدث.
  • مهام مساعد شخصي للرئيس التنفيذي، كإدارة مذكرات، المراسلات البريد الإلكتروني واسعة النطاق وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية على حد سواء.
  • تخطيط و تنسيق و الحرص على اتباع جدول الرئيس التنفيذي واحترامها. يكون بمثابة gatekeeper"" ودور "gateway"، وخلق حالات مربحة للجانبين للوصول المباشر إلى وقت الرئيس التنفيذي والمكتب.
  • اتمام الجوانب الحاسمة من المنجزات مع نهج التدريب العملي، بما في ذلك صياغة الرسائل والمراسلات الشخصية، وغيرها من المهام التي تسهل قدرة المدير التنفيذي للشركة قيادة الشركة بشكل فعال.
  • إعداد محضر الاجتماع وحضور الاجتماعات وإنتاج ملاحظات المتابعة. توفير إدارة والدعم لفريق الإدارة والعمليات بما في ذلك تفويض المهمات، وتدريب الموظفين الجدد، وإجراء التقييمات والتعامل مع حالات الأداء الضعيف.

 


متطلبات أساسية:  

  • حاصلة على مؤهل عالي
  • حسنة المظهر
  • متاحة للسفر ، مع رخصة قيادة وجواز سفر ساري المفعول
  • خبرة لا تقل عن خمس سنوات في وضع مماثل
  • خبرة في إدارة فريق العمل
  • معرفة متعمقة في هذا المجال
  • مهارات الكتابية والشفوية ممتازة على حد سواء باللغة الإنجليزية والعربية
  • العمل على برامج ميكروسوفت أوفيس، ولا سيما Word , Outlook

 

المهارات / المؤهلات

  • العمل جنبا إلى جنب مع المديرين التنفيذيين على مستوى مجلس الإدارة والشركاء
  • المبادرة مع الحد الأدنى من الإشراف
  • مكرسة لنوعية ودقة المشاريع من البداية وحتى الانتهاء
  • العمل تحت ضغط و تسليم المهام في أوقاتها المحددة
  • مهارات تنظيمية ممتازة
  • مرنة ومستعدة لاتخاذ المهام المخصصة
  • مرونة في العمل مع فريق